Je kent het wel: ben je net druk bezig met het zetten van highlights (of een andere behandeling waarbij je beide handen en je volle concentratie nodig hebt), gaat de telefoon. Je laat ‘m gaan en hoopt dat de klant later terugbelt, je een mailtje of een appje stuurt of een voicemail achterlaat.
Maar stel dat de klant verder gaat zoeken naar een salon waar wel meteen de telefoon wordt opgenomen – of simpelweg zelf online een afspraak maakt? Met een online agenda en boekingssysteem ontvang je 24/7 boekingen; terwijl je met andere klanten bezig bent, als je op zondagavond in een restaurant zit, zelfs als je slaapt.
In deze blog vertellen wij je over de voordelen van werken met een online agenda en boekingssysteem.
1. Overzichtelijk én makkelijk
Wellicht werk je op dit moment al op afspraak (met een papieren of gratis online agenda zoals Google Calendar). Het grote nadeel hiervan is dat het al gauw een rommeltje wordt – zeker als je met een team werkt.
Met een online agenda kun je voor iedere werknemer een eigen kalender aanmaken en die in één overzicht (of afzonderlijk) bekijken en beheren. Je kunt zo precies zien wat er over de gehele week in je salon gebeurt en wijzigingen aanbrengen indien nodig. Dit kan zowel via desktop als via de app op je telefoon of tablet. Kortom: je bent volledig in controle.
Maar dat niet alleen! Je kunt je voorraad beheren, je klantenbestand bijhouden, rapportages over je omzet analyseren en downloaden, personeelsgegevens (werktijden, vakanties, etc.) bijhouden en betalingen ontvangen. Kun jij je concentreren op wat er echt toe doet: de klant.
2. Het gaat (grotendeels) automatisch – en dat bespaart tijd
Als iemand via een online kanaal zoals je eigen website, een ‘boek nu’ knop, Instagram, Facebook, de Treatwell website of de Treatwell app, een afspraak inplant, verschijnt deze automatisch in de agenda. De tijd en gekozen werknemer kan dan niet meer geboekt worden.
Je ontvangt boekingen zonder de klant telefonisch of via e-mail te woord te hoeven staan – en dat scheelt een heleboel tijd én rompslomp.
3. Nieuwe klanten ontvangen (en klantcontact onderhouden)
Als een klant denkt: goh, ik zou heel graag morgen mijn nagels laten doen, zoekt diegene op beschikbaarheid in plaats van op specifieke (favoriete) salons. De klant kan binnen 2 minuten een afspraak plannen op het gewenste moment, bij een salon naar keuze. Als jij op dat moment beschikbaarheid hebt, mag je misschien wel een nieuwe klant verwelkomen. De kans is dus groot dat jouw klantenbestand (vanzelf) groeit als je gaat werken met een online agenda en boekingssysteem, simpelweg omdat klanten jouw salon online kunnen vinden én boeken.
Bovendien kun je via het online boekingssysteem de juiste marketingtools inzetten om klanten te bereiken. Als je e-mailadressen van je klanten toevoegt, kun je ze een e-mail sturen met een uitnodiging om een nieuwe boeking te maken.
Ook ontvangen klanten reminders via push notificaties als hun laatste boeking bij jou al een tijdje geleden was en is er een ‘Boek Nu’-knop, die je kunt toevoegen aan je social media kanalen. Daarnaast is het mogelijk om de online agenda te integreren op jouw eigen website via een widget.
4. Routine in je werk en duidelijkheid over je menu
Door met een online agenda te werken, kun je heel eenvoudig rust creëren in je dag. Begin elke week en dag met het checken van je agenda. Zijn er wijzigingen? Hoe ziet de dag eruit voor jou en je team? Is er tijd voor andere taken zoals inkoop of schoonmaak? Je zult zien dat alles een stuk georganiseerder verloopt dan wanneer je zonder agenda (of met een papieren exemplaar – want: krassen) werkt.
Ook kun je in een online boekingssysteem informatie kwijt over je behandelingen. Als je in je online profiel beschrijvingen toevoegt, weet de klant wat er verwacht kan worden, wat er inclusief is en waarom er een bepaalde prijs tegenover staat(verwachtingsmanagement). Laat jouw team profielfoto’s toevoegen aan hun accounts in het systeem. De klant onthoudt niet altijd de naam van hun (favoriete) stylist, maar een gezicht is heel herkenbaar. Een duidelijk profiel en menu van behandelingen, vergroot je conversie aanzienlijk.
5. Klanten profiteren mee
Niet alleen voor jou is het handig om een online agenda te hebben. Ook klanten hebben hier profijt van. Zo kunnen zij altijd en overal (24/7) precies zien wanneer je beschikbaarheid hebt en direct een boeking maken zonder hiervoor eerst direct contact te zoeken. Klanten kunnen zelfs alvast online betalen als ze dit handig vinden, wat tijd scheelt in de salon.
Bovendien ontvangen klanten een afspraak bevestiging (waarmee ze de boeking direct aan hun eigen agenda kunnen toevoegen) én een herinnering via SMS als de boeking nadert. Zo zal de klant de afspraak niet snel vergeten en gaat het aantal no-shows in jouw salon aanzienlijk omlaag.
